KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir, Hangi İşletmelere Zorunludur?

Şirket kurarken ya da ticaret sicili işlemlerinde karşınıza çıkan "KEP adresi zorunlu" uyarısı çoğu kişiyi şaşırtıyor. Aslında mantığı basit: KEP, iadeli taahhütlü mektubun dijital hali. Kim gönderdi, ne zaman gönderdi, içeriği neydi bunların hepsi yasal delil niteliğiyle kayıt altına alınıyor.

KEP nedir, normal e-postadan farkı ne?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), gönderen, alıcı, içerik ve zaman bilgisinin yasal delil niteliğiyle kayıt altına alındığı bir elektronik posta sistemidir. Normal e-posta mahkemede tek başına delil sayılmaz; karşı taraf "böyle bir mail almadım" dediğinde ispat zorlaşır. KEP'te böyle bir tartışma yaşanmaz, çünkü gönderim ve teslim anı BTK tarafından denetlenen hizmet sağlayıcılar üzerinden kayıt altına alınır.

Bunu iadeli taahhütlü mektuba benzetmek en kolay yolu. Postaneden gönderdiğiniz taahhütlü mektupta "kim aldı, ne zaman aldı" imzayla belgelenir; KEP de dijital ortamda aynı işlevi görür.

KEP adresi hangi işletmelere zorunlu?

Şirket kuruyorsanız net cevap şu: ticaret siciline tescil sırasında KEP adresi bildirimi zorunlu. Bu adımı atlayamazsınız, tescil süreci bu bildirim olmadan tamamlanmıyor.

KEP adresi olmazsa ne olur?

Ticaret sicili işlemlerinde KEP adresi bildirimi yapılmazsa tescil işlemi tamamlanamaz; yani yeni kurduğunuz şirket resmen faaliyete başlayamaz. Mevcut şirketler için de benzer bir risk var: KEP adresi olmadan resmi tebligat alamazsınız, bu da örneğin bir mahkeme tebligatının veya resmi kurum yazışmasının size hiç ulaşmamış sayılması anlamına gelebilir.

Pratikte bu, şirketinizin aleyhine işleyen bir sürecin sizin haberiniz olmadan ilerlemesi demek. KEP adresi bu riski tamamen ortadan kaldırıyor.

KEP adresi nasıl alınır?

Başvuru BTK onaylı bir KEP hizmet sağlayıcısına yapılır; PTT KEP, TNB KEPHS ve TÜRKKEP güncel olarak aktif sağlayıcılar arasında. BTK'nın akreditasyon listesi zaman zaman değişiyor, bazı eski sağlayıcılar faaliyetine son veriyor; başvuru öncesi güncel listeyi BTK'nın sitesinden kontrol etmenizi öneririz.

Gerekli belgeler kişi türüne göre değişir: bireysel başvuruda TC kimlik yeterli, şirket başvurusunda imza sirküleri ve ticaret sicil belgesi isteniyor. Ayrıca KEP hesabı açabilmek için geçerli bir e-imzanız olması gerekiyor, bu yüzden çoğu sağlayıcı KEP ve e-imzayı birlikte paketliyor. Kimlik doğrulamanız e-imza veya mobil imzayla online tamamlanabiliyorsa süreç hızlı ilerliyor; yoksa şubeye gitmeniz gerekebiliyor. Aktivasyon ortalama 1-3 iş günü sürüyor. KEP adresinizin formatı da standart: ad.soyad@firma.hs01.kep.tr gibi bir yapı izliyor.

KEP hizmet sağlayıcıları karşılaştırması

Tabloyu bilinçli olarak fiyatsız tuttuk, çünkü tarifeler paket kapsamına (ileti sayısı, saklama alanı, SMS bildirimi) göre ciddi farklılık gösteriyor ve sık güncelleniyor.

KEP adresi ne kadar tutar?

2026 itibarıyla PTT KEP'in temel yıllık abonelik ücreti kaynaktan kaynağa 150-215 TL aralığında değişen rakamlarla geçiyor; bu fark güncelleme tarihinden kaynaklanıyor olabilir. TNB KEPHS ise sabit bir rakam yerine paket bazlı ilerliyor: giriş seviyesi paketler daha düşük ileti ve saklama kotasıyla gelirken, çok sayıda ileti gönderen kurumsal kullanıcılar için daha kapsamlı platin paketler mevcut. Bu temel ücretlerin üzerine saklama alanı artırımı, SMS bilgilendirme ve iletim ücreti gibi kalemler eklenebiliyor.

"En ucuz KEP hangisi" sorusunun dürüst cevabı şu: fiyat farkı genellikle küçük, asıl fark güvenilirlik ve mevcut sisteminizle entegrasyon kolaylığında ortaya çıkıyor. Yoğun KEP trafiği olan bir kurumsal kullanıcı için ucuz ama sık kesinti yaşayan bir sağlayıcı, uzun vadede daha pahalıya mal olabilir. Başvuru öncesi güncel tarifeyi mutlaka sağlayıcının resmi sitesinden teyit edin.

KEP ile resmi yazışma nasıl yapılır?

KEP üzerinden gönderdiğiniz bir tebligat, karşı tarafın posta kutusuna düştüğü anda teslim edilmiş sayılır; bu da adi e-postadan en büyük farkı. Gelen bir KEP'e itiraz veya yanıt süreniz, tebligatın içeriğine göre değişen yasal sürelere tabidir, bu yüzden KEP kutunuzu düzenli kontrol etmeniz önemli.

KEP'in mahkemede delil niteliği, gönderim ve teslim zaman damgasının hizmet sağlayıcı tarafından bağımsız olarak kayıt altına alınmasından geliyor. Bu da onu e-fatura ve e-tebligat sistemleriyle birlikte çalışan, işletmenizin resmi yazışma altyapısının bir parçası haline getiriyor.

KEP adresi ile kurumsal e-posta aynı şey mi?

Hayır, ve bu en sık yapılan yanılgı. KEP yasal tebligat ve resmi yazışma için var; günlük iş yazışmalarınızı, teklif gönderimini, müşteri iletişimini KEP üzerinden yürütmezsiniz. Kurumsal e-posta (örneğin ad@firmaniz.com) bu günlük iletişimin adresi. İkisi birbirinin yerine geçmez, bir işletmenin ikisine de ihtiyacı var.

KEP zorunluluğunu BTK onaylı bir sağlayıcıdan çözdükten sonra, kurumsal mail altyapınızın da kurulu olması gerekiyor. Burada devreye Webimonline kurumsal mail hizmeti giriyor.

Şirket kurulumunda dijital zorunluluklar neler?

KEP tek başına yeterli değil, şirket kurarken dijital olarak halletmeniz gereken birkaç kalem daha var. E-fatura ve e-arşiv geçişi (ciro hadinize göre zorunlu olabilir), vergi levhası, KVKK politikası, kurumsal web sitesi ve kurumsal e-posta altyapısı bu listenin başında geliyor.

Bunların her biri ayrı bir tedarikçi gerektirmiyor. Domain tescili, hosting, SSL sertifikası ve kurumsal mail gibi ihtiyaçları tek çatı altında toplamak, şirket kurulum sürecindeki dağınıklığı önemli ölçüde azaltıyor. İhtiyacınız özel bir yazılım veya süreç otomasyonu ise özel yazılım geliştirme ekibimiz de bu sürece dahil oluyor.

Webimonline Kurumsal Dijital Altyapı Hizmeti

Açıkça belirtelim: Webimonline KEP hizmeti vermiyor. KEP adresinizi BTK onaylı bir sağlayıcıdan (PTT KEP, TNB KEPHS veya TÜRKKEP) kendiniz almanız gerekiyor. Ama KEP zorunluluğunu çözdükten sonraki tüm dijital altyapı ihtiyacınızı biz karşılıyoruz.

• Kurumsal e-posta kurulumu — KEP'in yerine geçmeyen, günlük iş iletişiminiz için
• Alan adı tescili, hosting, SSL ve kurumsal web sitesi tek çatı altında
• Şirket kurulum sürecine özel dijital altyapı danışmanlığı

KEP'i buradan alın, geri kalan dijital altyapıyı bize bırakın.